จากห้องประชุมบอร์ดสู่ห้องประชุมออนไลน์: ทำอย่างไรให้การประชุมมีประสิทธิภาพ

ในปัจจุบันนี้ คงไม่มีกรรมการท่านใดที่ยังไม่เคยประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ ไม่ว่าจะเป็นผ่านระบบ Zoom, MS Team, Webex หรือแพลตฟอร์ม (platform) อื่นๆ ที่แต่ละองค์กรจัดหามาเพื่อสนับสนุนการทำงานจากที่บ้าน (Work From Home) หรือการทำงานทางไกล (remote working) ซึ่งเรื่องนี้ได้กลายเป็นเรื่องปกติสำหรับแทบทุกองค์กรไปเสียแล้ว

การประชุมคณะกรรมการบริษัทที่มีกระบวนการและขั้นตอนในการเตรียมและการจัดการที่ค่อนข้างมาก ตั้งแต่การประสานงานนัดหมายตารางกรรมการ การจัดเตรียมสถานที่ อาหาร เครื่องดื่ม การเตรียมและจัดส่งเอกสารการประชุม การเดินทางที่ต้องเผื่อเวลาเป็นอย่างมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งในชั่วโมงเร่งด่วน และภาพของการประชุมที่กรรมการดูเหนื่อยล้าจากการเดินทางและจากการประชุมที่แสนยาวนาน…...สิ่งเหล่านี้ได้หายไปตั้งแต่มีสถานการณ์การแพร่ระบาดของโรคโควิค-19 ที่บังคับให้รูปแบบการประชุมคณะกรรมการเปลี่ยนไปเป็นแบบ virtual หรือออนไลน์

กรรมการหลายๆท่านนั้นอาจจะยังไม่คุ้นชินกับการพิจารณา หารือ และร่วมกันตัดสินใจผ่านหน้าจอคอมพิวเตอร์ แล้วจะทำอย่างไรให้การประชุมคณะกรรมการแบบออนไลน์นั้นเป็นไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพมากที่สุด Boardroom article ฉบับนี้จะมาบอกถึงแนวทางที่จะทำให้การประชุมคณะกรรมการแบบออนไลน์นั้นมีประสิทธิภาพ ซึ่งประกอบด้วย 8 แนวทางด้วยกัน ดังนี้



1. เชื่อมโยงกรรมการสู่พันธกิจขององค์กร (Connect board members to the mission)
โดยส่วนใหญ่ การประชุมคณะกรรมการจะเกิดขึ้นสามเดือนหรือสองเดือนต่อครั้ง ช่วงเวลาที่ห่างเป็นเดือนๆนี้อาจทำให้กรรมการบางท่านรู้สึกไม่เป็นส่วนหนึ่งขององค์กร และยิ่งการประชุมนั้นต้องปรับเปลี่ยนมาเป็นแบบออนไลน์ที่ต่างคนต่างอยู่คนละที่กันนั้น ก็อาจจะทำให้กรรมการเกิดความรู้สึกดังกล่าวมากขึ้นไปอีก ดังนั้น จึงควรมีการสื่อสารและเน้นย้ำถึงพันธกิจขององค์กรและการทำหน้าที่ของกรรมการเพื่อกระตุ้นให้กรรมการยังคงรู้สึกถึงการเป็นส่วนหนึ่งในการบรรลุพันธกิจร่วมกัน ด้วยการใช้เทคนิคต่างๆ ยกตัวอย่างเช่น การเปิดวิดีโอคลิปสั้นๆ เกี่ยวกับพันธกิจองค์กรและผลการดำเนินงานที่ผ่านมา ซึ่งวิธีนี้ยังสามารถสร้างบรรยากาศการเริ่มประชุมที่ดี และเต็มไปด้วยความมีชีวิตชีวาและความกระตือรือร้นได้อีกด้วย อีกทั้งยังช่วยให้กรรมการได้ทบทวนและปรับโหมดการทำงานให้สามารถตั้งคำถาม วิเคราะห์ และแสดงความเห็นภายใต้ขอบเขตของพันธกิจเดียวกัน

2. ให้การต้อนรับและคำแนะนำกรรมการใหม่ผ่านช่องทางออนไลน์ (Onboard new members virtually)
ด้วยลักษณะการทำงานและการประชุมแบบออนไลน์นั้นอาจทำให้กรรมการที่เพิ่งเข้ามารับตำแหน่งรู้สึกไม่เป็นส่วนหนึ่งของทีม โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับกรรมการที่ไม่ได้รับการแนะนำให้เป็นที่รู้จักในกลุ่มกรรมการด้วยกัน หรืออาจไม่ค่อยรู้จักกรรมการท่านอื่นมากนัก ดังนั้น การจัดให้มีการปฐมนิเทศกรรมการใหม่และจัดให้มีการพบปะพูดคุยกับประธานกรรมการ กรรมการท่านอื่นๆ และเจ้าหน้าที่งานด้านกรรมการผ่านช่องทางออนไลน์ ก่อนการประชุมที่เป็นทางการใดๆจะเกิดขึ้นนั้นจึงเป็นสิ่งที่ควรทำ หรืออาจจัดให้มี board buddy เพื่อให้คำแนะนำเกี่ยวกับการปฏิบัติหน้าที่ในช่วงแรกก็เป็นอีกวิธีที่ดีวิธีหนึ่ง

3. ลดเวลาประชุมให้สั้นลง และจัดการประชุมให้บ่อยขึ้น (Schedule shorter and more-frequent meetings)
การประชุมออนไลน์ที่ยาวนานเกินไปอาจสร้างความเหนื่อยล้าให้กับกรรมการได้ ดังนั้น จากเดิมที่เคยประชุมสามเดือนหรือสองเดือนต่อครั้ง และส่วนใหญ่ใช้เวลาประชุมต่อครั้งประมาณ 3 ชั่วโมง ก็อาจลดเวลาให้เหลือเพียง 1.5 ถึง 2 ชั่วโมง และประชุมทุกๆหกสัปดาห์ เป็นต้น ซึ่งจะช่วยให้การประชุมไม่ยาวนานเกินไป และยังเปิดโอกาสให้กรรมการได้เจอกันบ่อยขึ้นอีกด้วย

4. ลดการรายงาน เพิ่มการพิจารณาและหารือร่วมกัน (Minimize reporting and maximize discussion)
การสร้างการมีส่วนร่วมของกรรมการผ่านการประชุมแบบออนไลน์ที่ได้ผลนั้นจำเป็นต้องมีการออกแบบที่ดี ยกตัวอย่างเช่น การส่งเอกสารประกอบการประชุมคณะกรรมการ (board packet) เพื่อสื่อสารข้อมูลที่สำคัญให้คณะกรรมการทราบก่อนการประชุม โดยอาจทำในรูปแบบของข้อมูลบันทึกเสียงหรือภาพ (pre-record information) ซึ่งจะช่วยลดสไลด์การนำเสนอในที่ประชุม และเมื่อถึงวันประชุมจริง คณะกรรมการเองก็สามารถโฟกัสที่การพิจารณา หารือ และตัดสินใจร่วมกันในเรื่องสำคัญต่างๆได้มากขึ้น นอกจากนั้นแล้ว เรื่องที่พิจารณา หารือ และตัดสินใจร่วมกันในแต่ละครั้งนั้นควรอยู่ที่ประมาณ 2-3 เรื่อง เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพในการตัดสินใจสูงสุด

5. ต้องแน่ใจว่ากรรมการทุกท่านได้แสดงความคิดเห็น (Make sure everyone gets a chance to speak)
ด้วยเวลาที่ลดลงและวาระการประชุมที่มีมาก อาจเป็นสาเหตุให้กรรมการบางท่านไม่ได้มีโอกาสแสดงความคิดเห็น ดังนั้น เพื่อให้มั่นใจได้ว่ากรรมการทุกท่านมีโอกาสนั้น ประธานกรรมการควรมีเช็คลิสต์ (checklist) รายชื่อกรรมการที่เข้าร่วมประชุมทั้งหมดไว้ล่วงหน้า และควรตั้งค่าการมองเห็นผู้เข้าร่วมทั้งหมดในการประชุม เช่น การตั้งค่าการมองเห็นให้เป็น Gallery View ใน Zoom เป็นต้น เพื่อให้มั่นใจได้ว่าได้มีการเชิญกรรมการทุกท่านให้มีส่วนร่วมในการแสดงความคิดเห็นแล้ว

6. เสริมสร้างการมีส่วนร่วมในการประชุมด้วย Virtual Tools (Make the most of virtual tools to boost participation)
การใช้ Virtual Tools อย่างเช่น Breakout rooms (การแบ่งกลุ่มย่อย) ที่จะช่วยให้กรรมการทุกคนได้แสดงความคิดเห็นกันเต็มที่ในกลุ่มย่อย ก่อนที่จะกลับมานำเสนอในห้องประชุมใหญ่ โดยอาจใช้เวลาสั้นๆประมาณ 15 นาที เพื่อระดมความคิดเห็นกัน หรือ Polls (การสำรวจความคิดเห็น) ที่จะช่วยให้ได้คำตอบที่หลากหลายมากขึ้น ซึ่งดีกว่าการยกมือโหวตธรรมดาๆ หรือ Chat boxes (การพูดคุยผ่านช่องทางแชท) ที่จะช่วยให้กรรมการสามารถตอบคำถามได้อย่างทันที และก็ยังสามารถยกประเด็นหรือถามคำถามได้โดยไม่จำเป็นต้องพูดแทรกระหว่างที่กรรมการท่านอื่นกำลังพูด โดย Virtual Tools ทั้ง 3 อย่างนี้ สามารถทำให้เกิดการมีส่วนร่วมและเพิ่มความเชื่อมโยงระหว่างกรรมการได้มากขึ้น นอกจากนั้นแล้ว ยังช่วยให้เกิด input มากขึ้นอีกด้วย

7. ควบคุมเมื่อเกิดความขัดแย้ง (Take charge when conflict erupts)
การมีความคิดเห็นที่แตกต่างกันและโต้แย้งกันนั้นเป็นเรื่องที่สามารถเกิดขึ้นได้ในที่ประชุม ซึ่งเป็นหน้าที่ของประธานกรรมการที่จะต้องควบคุมไม่ไห้ความขัดแย้งในเชิงลบเกิดขึ้น อย่างไรก็ตาม สำหรับการประชุมออนไลน์นั้น เรื่องนี้เป็นเรื่องที่ควบคุมได้ยาก เนื่องจากกรรมการแต่ละท่านไม่สามารถเห็นภาษากาย (body language) ของกันและกัน จึงอาจทำให้เกิดการเข้าใจผิดได้ง่าย ดังนั้นแล้ว เมื่อใดก็ตามที่ความขัดแย้งนั้นมีแนวโน้มที่จะควบคุมไม่ได้และดูว่าจะบานปลาย ประธานกรรมการควรหยุดกรรมการที่มีพฤติกรรมไม่เหมาะสมทันที โดยการควบคุมการออกเสียงแสดงความเห็นผ่านการใช้ฟังก์ชั่นงานของระบบ หรือเชิญกรรมการท่านนั้นออกไปพักรอและควบคุมอารมณ์ที่ห้องรับรองหรือที่เรียกว่า Lobby ในระบบออนไลน์ ก่อนเข้าห้องประชุมออนไลน์อีกครั้ง

8. จัดให้มีงานหรือการพูดคุยกันในรูปแบบอื่นๆที่นอกเหนือจากการประชุมเพื่อส่งเสริมและรักษาความสัมพันธ์ที่ดีระหว่างกรรมการ (Organize social events outside meetings to foster relationships)
ในบางครั้ง กรรมการก็อาจจะต้องการทำความรู้จักหรือพูดคุยกับกรรมการท่านอื่นในบรรยากาศและรูปแบบที่ไม่เป็นทางการมากนัก อย่างคณะกรรมการของ National AIDS Memorial ที่ประเทศสหรัฐอเมริกา ได้จัดให้มี “water cooler session” ในทุกๆเดือน เพื่อให้กรรมการเข้ามาพูดคุยกันโดยไม่มีวาระการประชุมใดๆ ซึ่งในช่วงแรกก็เป็นที่สงสัยของเหล่ากรรมการถึงวัตถุประสงค์ของ session นี้ แต่ในท้ายที่สุด วิธีนี้กลับสร้างเสริมความสัมพันธ์ที่ดีระหว่างกรรมการด้วยกันเป็นอย่างมาก

ในยุคที่การออนไลน์กลายเป็นเครื่องมือหลักในการทำงาน แนวทางทั้ง 8 แนวทางนี้จึงอาจเป็นความท้าทายให้กับกรรมการที่คุ้นชินกับการประชุมแบบเดิมๆ ให้ได้ปรับตัวและลองอะไรใหม่ๆ ซึ่งก็คงไม่ยากเกินที่จะทำได้ หากทุกท่านมีเป้าหมายเดียวกัน คือ ทำให้การประชุมคณะกรรมการในทุกๆครั้งนั้นมีประสิทธิภาพมากที่สุด ทั้งนี้ก็เพื่อผลประโยชน์ขององค์กรและผู้มีส่วนได้เสียขององค์กรเอง และแม้ต่อไปในอนาคตที่สถานการณ์การแพร่ระบาดของโรคโควิด-19 (Pandemic) ได้เบาบางลงแล้ว การประชุมออนไลน์นั้นก็น่าจะเป็นทางเลือกหนึ่งที่เริ่มมีบทบาทเข้ามาแทนที่การประชุมแบบเดิมๆ (in-person meetings) มากขึ้น จนมีความเป็นไปได้ที่อาจจะเกิดรูปแบบของการประชุมแบบผสมผสาน (hybrid meetings) ที่รวมเอาทั้งออนไลน์และ in-person เข้าด้วยกัน นี่จึงเป็นโอกาสที่กรรมการจะได้เรียนรู้และเตรียมตัวให้พร้อมสู่สังคมการทำงานหลัง Pandemic ที่อาจเปลี่ยนไป

รตนพรรษ เยาวบุตร
Senior CG Specialist
สมาคมส่งเสริมสถาบันกรรมการบริษัทไทย

ที่มา: พัฒนามาจาก “Leading Boards in a Virtual World”, Stanford Social Innovation Review, by Mark Zitter & Jon Huggett, March 17, 2021