ทุกครั้งที่บริษัทจดทะเบียนทำการสรรหาและคัดเลือกกรรมการท่านใหม่ คณะกรรมการส่วนใหญ่มักให้ความสำคัญกับการวิเคราะห์ “คุณสมบัติที่คาดหวัง” จากกรรมการท่านใหม่ ตลอดจนอุทิศเวลาเป็นพิเศษให้กับกระบวนการสรรหาบุคคลผู้มีคุณสมบัติดังกล่าว ด้วยมุ่งหวังว่ากรรมการท่านใหม่จะช่วยสร้างพลวัติ และยกระดับมาตรฐานการทำหน้าที่ของคณะกรรมการชุดปัจจุบันให้ดียิ่งขึ้น

อย่างไรก็ตาม แม้กิจการจะมีกระบวนการสรรหากรรมการที่มีประสิทธิภาพ จนได้มาซึ่งกรรมการที่มีคุณสมบัติเหมาะสมแล้วก็ตาม แต่หากกรรมการใหม่ท่านนั้นขาด “ความพร้อม” หรือ “ความมั่นใจ” ในการปฏิบัติหน้าที่ ก็คงไม่สามารถอุทิศความรู้ความสามารถของตนเพื่อสร้างประโยชน์แก่กิจการได้ได้อย่างเต็มที่

ด้วยเหตุนี้ หลักการกำกับดูแลกิจการที่ดีสำหรับบริษัทจดทะเบียน (CG Code) ปี 2560 จึงเสนอแนะให้คณะกรรมการควรกำหนดเป็นนโยบายอย่างชัดเจนให้กิจการต้องมีการจัด “กิจกรรมปฐมนิเทศกรรมการเข้าใหม่” ทุกครั้ง เพื่อให้กรรมการใหม่สามารถปรับตัวให้ได้เร็วที่สุด โดยมีเลขานุการบริษัทเป็นผู้ช่วยประสานงานหลัก และอำนวยความสะดวกต่างๆ ในการจัดกิจกรรมดังกล่าว

คู่มือฉบับนี้จึงถูกพัฒนาขึ้นเพื่อสะท้อนให้เห็นถึงความสำคัญและความจำเป็นของกิจกรรมการปฐมนิเทศกรรมการเข้าใหม่ ซึ่งนับเป็น “บันไดขั้นแรก” ของกระบวนการพัฒนากรรมการ โดยหวังเป็นอย่างยิ่งว่า เอกสารฉบับนี้จะช่วยสนับสนุนการทำหน้าที่ของทั้งคณะกรรมการ เลขานุการบริษัท และฝ่ายจัดการให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น โดยเนื้อหาที่บรรจุอยู่ในคู่มือนี้จะนำเสนอเป็น 2 ส่วน ได้แก่ 1. หลักการสำคัญ (Key Principles) และ 2. แนวปฏิบัติ (Guidelines)

หลักการสำคัญ (Key Principles) ของแนวปฏิบัติที่ดีฉบับนี้ ประกอบด้วย

1. ความรับผิดชอบของ “กรรมการท่านใหม่” เริ่มขึ้นตั้งแต่วันที่ได้รับการแต่งตั้งจากผู้ถือหุ้น คณะกรรมการจึงควรดูแลให้มั่นใจว่า กิจการมีกลไกในการสร้างเสริมความพร้อมให้กรรมการท่านนั้น เพื่อให้สามารถปฏิบัติหน้าที่กำกับดูแลองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ

2. คณะกรรมการควรจัดให้มี “การปฐมนิเทศกรรมการเข้าใหม่” (New Director Orientation) ซึ่งเป็นกระบวนการสื่อสารและถ่ายทอดข้อมูลสารสนเทศที่สำคัญและจำเป็นให้แก่กรรมการที่เพิ่งได้รับการแต่งตั้งเข้ามาใหม่ เพื่อให้มีความเข้าใจอย่างเพียงพอในเรื่องต่างๆ ก่อนการปฏิบัติหน้าที่จริง

3. คณะกรรมการควรดูแลให้มั่นใจว่า กรรมการเข้าใหม่ทุกท่านได้รับการปฐมนิเทศ ไม่ว่ากรรมการท่านนั้นจะมีประสบการณ์เป็นกรรมการบริษัทมาก่อนหรือไม่ก็ตาม โดยควรกำหนดเป็นนโยบายอย่างชัดเจน และเป็นลายลักษณ์อักษร ทั้งนี้ รูปแบบของกิจกรรมการปฐมนิเทศอาจแตกต่างกันออกไป ขึ้นอยู่กับความเหมาะสม และคุณสมบัติของกรรมการใหม่แต่ละท่าน

4. คณะกรรมการพึงตระหนักว่า การปฐมนิเทศกรรมการเข้าใหม่นั้นเป็น “กระบวนการต่อเนื่อง” มิใช่การดำเนินการแบบ “ครั้งเดียวจบ” จึงอาจพิจารณากรอบแนวคิดให้กระบวนการปฐมนิเทศกรรมการใหม่ แบ่งออกเป็น 3 ช่วง ดังต่อไปนี้

     4.1 ช่วงการศึกษาด้วยตนเอง กล่าวคือ ในช่วงที่มีการเรียนเชิญบุคคลเข้ารับตำแหน่งจนกระทั่งได้รับการแต่งตั้งเป็นกรรมการ คณะกรรมการอาจมอบหมายให้เลขานุการบริษัทช่วยนำส่งข้อมูลพื้นฐานต่างๆ ต่อบุคคลดังกล่าว เพื่อให้เกิดความเข้าใจในรูปแบบของกิจการ ลักษณะการประกอบธุรกิจ บริบทที่เกี่ยวข้อง ตลอดจนบทบาทหน้าที่ของกรรมการในเบื้องต้น

     4.2 ช่วงการจัดกิจกรรมปฐมนิเทศอย่างเป็นทางการ กล่าวคือ การจัดงานให้กรรมการใหม่ได้มีโอกาสพบปะพูดคุยกับบุคลากรท่านอื่นๆ ในองค์กร โดยมีประธานกรรมการ ประธานคณะกรรมการสรรหา (ถ้ามี) และกรรมการผู้จัดการ (CEO) เป็นผู้ดำเนินการอภิปรายหลักในประเด็นต่างๆ เพื่อนำเสนอข้อมูลสำคัญ ร่วมแลกเปลี่ยนเรียนรู้ และตอบคำถามในประเด็นที่กรรมการใหม่อาจยังมีข้อสงสัย

     4.3 ช่วงหลังการเข้ารับตำแหน่ง กล่าวคือ เพื่อให้มั่นใจว่ากรรมการใหม่ได้รับการพัฒนาความรู้อย่างต่อเนื่อง เข้าใจในกระบวนการทำงานของคณะกรรมการ ตลอดจนสามารถปรับตัวเข้ากับวัฒนธรรมองค์กรได้อย่างราบรื่น คณะกรรมการอาจพิจารณาให้มีการดำเนินกิจกรรมต่างๆเพิ่มเติม เช่น จัดสรรเวลาให้กรรมการใหม่เข้าไปสังเกตการณ์หรือเยี่ยมชมสถานที่ปฏิบัติงานต่างๆ ที่กิจการมีอยู่ เพื่อพบปะพูดคุยกับบุคลากรในส่วนงานต่างๆ และเสริมสร้างความเข้าใจในลักษณะการประกอบธุรกิจของกิจการให้มากยิ่งขึ้น

5. คณะกรรมการพึงทบทวนแนวทางการจัดกิจกรรมปฐมนิเทศกรรมการเข้าใหม่เป็นประจำทุกปี เพื่อให้มั่นใจว่า จัดกิจกรรมดังกล่าวเกิดประโยชน์สูงสุดและบรรลุวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้ โดยการวิเคราะห์ถึงข้อดี-ข้อด้อย ตลอดจนอุปสรรคที่เกิดขึ้นในการจัดกิจกรรมปฐมนิเทศฯ ครั้งที่ผ่านมา พร้อมแสวงหาแนวทางในการพัฒนา-ปรับปรุงให้ดียิ่งขึ้นในลำดับต่อไป

6. คณะกรรมการพึงหยิบยกเอาคุณสมบัติ ความเชี่ยวชาญ ประสบการณ์ ตลอดจนจุดแข็ง-จุดอ่อนต่างๆ ของกรรมการท่านใหม่ที่สังเกตเห็นหรือระบุพบจากกิจกรรมการปฐมนิเทศฯ มาเป็นข้อมูลอ้างอิงเพื่อวิเคราะห์สิ่งที่ยังขาด (Gap Analysis) สำหรับบูรณาการเข้าไปในแผนพัฒนากรรมการท่านนั้นต่อไปในอนาคต

ทั้งนี้ สาระสำคัญในส่วนของแนวปฏิบัติ (Guidelines) สามารถดาวน์โหลดได้ที่ลิงค์ด้านล่าง