แนวปฏิบัติที่ดีสำหรับคณะกรรมการเกี่ยวกับการประเมินผลการปฏิบัติหน้าที่และการพัฒนากรรมการ

ปัจจุบัน ความคาดหวังต่างๆ ในการปฏิบัติหน้าที่ “กำกับดูแล” ของคณะกรรมการนั้นมีมากมาย และเพื่อให้มั่นใจว่าคณะกรรมการทำหน้าที่ต่างๆ เหล่านั้นได้อย่างมีประสิทธิภาพ กิจการส่วนใหญ่มักนิยมนำเอา “การประเมินผลการปฏิบัติหน้าที่ของคณะกรรมการ” (Board Evaluation) ในรูปแบบต่างๆ เข้ามาประยุกต์ใช้ เพื่อให้ทราบถึง “จุดแข็ง-จุดอ่อน” ตลอดจน “อุปสรรค” ต่างๆ ในการทำหน้าที่ของคณะกรรมการในช่วงที่ผ่านมา แล้วจึงร่วมกันแสวงหาแนวทางในการพัฒนา (Board Development) เพื่อเสริมสร้างจุดแข็ง และขจัดจุดอ่อน / อุปสรรคที่คณะกรรมการเผชิญอยู่ในลำดับต่อไป

ด้วยเหตุนี้ การประเมินผลการปฏิบัติหน้าที่ของคณะกรรมการและการพัฒนากรรมการ จึงนับเป็นกระบวนการที่เกิดขึ้นต่อเนื่องกัน และถือเป็นหนึ่งในกลไกสำคัญของ “การกำกับดูแลกิจการที่ดี” ที่ช่วยสร้างความตระหนักให้กับคณะกรรมการ และปลูกฝังจิตสำนึกที่ดีของการทำหน้าที่ในฐานะผู้นำองค์กร

คู่มือฉบับนี้จึงถูกพัฒนาขึ้นเพื่อสะท้อนให้เห็นถึงความสำคัญและความจำเป็นของกิจกรรมดังกล่าวซึ่งมิใช่แค่เพียง “กิจกรรมประจำปี” ที่กรรมการต้องทำให้ลุล่วงไป (Check the Box) เท่านั้น หากแต่เป็นเครื่องมืออันทรงพลังที่ช่วยให้คณะกรรมการได้ “ตั้งคำถาม” ถึงศักยภาพของตนเอง ว่าเหมาะสมเพียงพอที่จะทำหน้าที่กำกับดูแลเพื่อสร้างประโยชน์สูงสุดให้แก่กิจการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียแล้วหรือยัง โดยเนื้อหาที่บรรจุอยู่ในคู่มือนี้จะนำเสนอเป็น 2 ส่วน ได้แก่ 1. หลักการสำคัญ (Key Principles) และ 2. แนวปฏิบัติ (Guidelines)

หลักการสำคัญ (Key Principles) ของแนวปฏิบัติที่ดีฉบับนี้ ประกอบด้วย

1.               การประเมินผลการปฏิบัติหน้าที่ของคณะกรรมการเป็นกลไกสำคัญที่สะท้อนให้คณะกรรมการทราบถึงจุดแข็ง จุดอ่อน และอุปสรรคต่างๆ ในการทำหน้าที่ของตนตลอดช่วงปีที่ผ่านมา ตลอดจนช่วยสร้างความตระหนักให้กับคณะกรรมการถึงหลักการกำกับดูแลกิจการที่ดี และปลูกฝังจิตสำนึกความรับผิดชอบของการทำหน้าที่ในฐานะผู้นำองค์กร

2.               คณะกรรมการควรให้ความสำคัญและจัดให้มีการประเมินผลการปฏิบัติหน้าที่ของคณะกรรมการอย่างสม่ำเสมอ (อย่างน้อยปีละ 1 ครั้ง) เพื่อนำผลการประเมินฯ ข้อสังเกต ตลอดจนข้อเสนอแนะต่างๆ ไปพิจารณาทบทวนและปรับปรุงประสิทธิภาพการปฏิบัติหน้าที่ ให้เป็นไปตามหลักการกำกับดูแลกิจการที่ดี

3.               คณะกรรมการควรพิจารณากรอบการดำเนินงาน และกำหนด “วัตถุประสงค์” ของการประเมินผลการปฏิบัติหน้าที่ของคณะกรรมการ ตลอดจนระบุประเด็นสำคัญต่างๆ ที่ต้องการมุ่งเน้นเป็นพิเศษ เพื่อให้การดำเนินงานมีเป้าหมายที่ชัดเจน และเฉพาะเจาะจง

4.               คณะกรรมการควรพิจารณา “วิธีการ / รูปแบบ” การประเมินผลการปฏิบัติหน้าที่ของคณะกรรมการให้เหมาะสมและสอดรับกับบริบทของกิจการ ตลอดจนสถานการณ์ที่เผชิญอยู่ในขณะนั้นๆ ซึ่งอาจทำให้รูปแบบและวิธีการประเมินฯ มีความแตกต่างกันไปในแต่ละปี

5.               คณะกรรมการควรพิจารณาให้ “ผู้รับการประเมินฯ” ครอบคลุมทั้งคณะกรรมการ  คณะกรรมการชุดย่อย และกรรมการรายบุคคล

6.               ประธานกรรมการพึงมีบทบาทสำคัญในฐานะผู้นำและคอยควบคุมดูแลกระบวนการประเมินผลการปฏิบัติหน้าที่ของคณะกรรมการ โดยมีเลขานุการบริษัทคอยสนับสนุนการดำเนินงาน อำนวยความสะดวก ตลอดจนช่วยประสานงานในด้านต่างๆ ให้

7.               คณะกรรมการพึงหารือร่วมกันถึงผลการประเมินฯ และประเด็นปัญหาต่างๆ ที่ระบุพบ โดยอาจนำไปเปรียบเทียบกับผลการประเมินฯ ในปีที่ผ่านมา หรือแนวปฏิบัติที่ดีต่างๆ เพื่อวิเคราะห์ถึงสิ่งที่ยังขาด (Gap Analysis) สำหรับใช้เป็นแนวทางในการปรับปรุง-แก้ไขต่อไป

8.               คณะกรรมการควรดูแลให้มั่นใจว่ากิจการมีการเปิดเผยข้อมูลอย่างเหมาะสม เพียงพอ เกี่ยวกับหลักเกณฑ์ ขั้นตอน และผลการประเมินฯ ในภาพรวมไว้ในรายงานประจำปี

9.               คณะกรรมการควรพิจารณาให้ “กิจกรรมการพัฒนากรรมการ” มีเนื้อหาสาระครอบคลุมรอบด้าน ทั้งการพัฒนาความรู้ (Knowledge) การพัฒนาทักษะที่จำเป็นสำหรับกรรมการ (Skills)  และการพัฒนาพฤติกรรม (Behavior)

10.            คณะกรรมการพึงติดตามและประเมินประสิทธิภาพ / ประสิทธิผลของการจัดกิจกรรมพัฒนากรรมการอย่างต่อเนื่อง เพื่อใช้เป็นแนวทางในการปรับปรุงกระบวนการ ตลอดจนรูปแบบกิจกรรมพัฒนากรรมการให้ดียิ่งขึ้นต่อไป  

11.            คณะกรรมการพึงติดตามการเปลี่ยนแปลงของสภาพแวดล้อมทางธุรกิจอย่างสม่ำเสมอ เพื่อที่จะสามารถประเมินได้ว่า การเปลี่ยนแปลงดังกล่าวส่งผลกระทบอย่างไรต่อกิจการ แล้วคณะกรรมการจำเป็นต้องได้รับการพัฒนาทักษะ ความรู้ ความเชี่ยวชาญใดๆ เพิ่มเติมหรือไม่ เพื่อให้สอดรับกับการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้น 

ทั้งนี้ สาระสำคัญในส่วนของแนวปฏิบัติ (Guidelines) สามารถดาวน์โหลดได้ที่ลิงค์ด้านล่าง