แนวปฏิบัติที่ดีสำหรับคณะกรรมการด้านการตรวจสอบกิจการ

การดำเนินธุรกิจในปัจจุบันอยู่ท่ามกลางสภาพแวดล้อมที่เต็มไปด้วยความไม่แน่นอนอันยากเกินจะคาดเดา ดังนั้น กิจการที่จะดำรงอยู่ได้อย่างยั่งยืน จึงต้องมีพื้นฐานแข็งแกร่งและยืดหยุ่นต่อการปรับเปลี่ยนกลยุทธ์และการบริหารภายใต้กฎระเบียบ ตลอดจนมาตรฐานที่เกี่ยวข้อง รวมถึงต้องมีคณะกรรมการที่มีความรู้ ความสามารถ และสามารถตอบสนองความคาดหวังของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียได้เป็นอย่างรอบด้าน

นอกจากการเป็นผู้นำองค์กรที่ดีแล้ว คณะกรรมการยังต้องมีหน้าที่กำกับดูแลให้กิจการดำเนินไปตามกลยุทธ์ นโยบาย และแผนธุรกิจที่กำหนดไว้จนลุล่วง โดยจัดให้มีกลไกในการ “ตรวจสอบกิจการ” (Audit) ที่มีประสิทธิภาพ รัดกุม และเป็นอิสระ เพื่อให้มั่นใจว่า “ระบบควบคุมภายใน” ขององค์กรมีความเพียงพอ เหมาะสม ตลอดจนมีกระบวนการในการเปิดเผยข้อมูลที่สร้างความเชื่อมั่นแก่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และการจัดทำ “รายงานทางการเงิน” ที่ถูกต้อง ครบถ้วน เชื่อถือได้ และทันต่อเวลา

ดังนั้น สถาบันฯ จึงเห็นควรให้มีการจัดทำแนวปฏิบัติที่ดีฉบับนี้ขึ้น เพื่อให้คณะกรรมการได้ตระหนักถึงความสำคัญของบทบาทหน้าที่ของตนในการตรวจสอบกิจการ ตลอดจนสามารถใช้เป็นแนวทางในการพิจารณาแต่งตั้งและมอบหมายหน้าที่ความรับผิดชอบไปยัง “คณะกรรมการตรวจสอบ” (Audit Committee) ได้อย่างเหมาะสม โดยเนื้อหาที่บรรจุอยู่ในเอกสารนี้จะนำเสนอเป็น 2 ส่วน ได้แก่ 1. หลักการสำคัญ (Key Principles) และ 2. แนวปฏิบัติ (Guidelines)

หลักการสำคัญ (Key Principles) ของแนวปฏิบัติที่ดีฉบับนี้ ประกอบด้วย

1.       คณะกรรมการมีหน้าที่สอดส่องดูแลองค์กรให้เป็นไปตามหลักการกำกับดูแลกิจการที่ดี โดยกำหนดให้ฝ่ายจัดการและพนักงานเป็นผู้รับผิดชอบต่อการวางแผนและการดำเนินธุรกิจภายใต้การบริหารความเสี่ยงและ “การควบคุมภายใน” ที่มีประสิทธิภาพ ตลอดจนคำนึงผลกระทบที่มีต่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย สังคม และสิ่งแวดล้อม

2.       คณะกรรมการพึงกำกับดูแลให้มั่นใจว่า กิจการมีกลไกในการ “ตรวจสอบกิจการ” (Audit) ที่มีประสิทธิผลและรัดกุม สำหรับใช้ประเมินถึงความเพียงพอ เหมาะสมของแนวทางการควบคุมภายในดังกล่าว อันประกอบไปด้วย

2.1       กลไกในการตรวจสอบความถูกต้อง ครบถ้วน เพื่อรักษาความน่าเชื่อถือของรายงานทางการเงินและการเปิดเผยข้อมูล

2.2       กลไกในการประเมินความเพียงพอของระบบการควบคุมภายในและระบบการตรวจสอบภายใน

2.3       การปฏิบัติตามกฎเกณฑ์ กฎหมาย หรือข้อกำหนดอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง

2.4       กรอบและกระบวนการบริหารความเสี่ยงที่มีประสิทธิภาพ

2.5       กระบวนการพิจารณาคัดเลือก เสนอ แต่งตั้ง และเสนอค่าตอบแทนผู้สอบบัญชีที่เหมาะสม

2.6       กระบวนการที่เหมาะสมในการสอบทานรายการที่เกี่ยวโยงกันหรือรายการที่อาจมีความขัดแย้งทางผลประโยชน์

3.     คณะกรรมการมีหน้าที่แต่งตั้ง “คณะกรรมการตรวจสอบ” ขึ้นมาเป็นคณะกรรมการชุดย่อยอีกคณะหนึ่ง ซึ่งประกอบด้วยสมาชิกที่ดำรงตำแหน่งเป็น “กรรมการอิสระ” ทั้งหมด เพื่อทำหน้าที่แบ่งเบาและสนับสนุนคณะกรรมการในการกำกับดูแลกลไกการตรวจสอบกิจการดังกล่าว

4.   คณะกรรมการพึงแต่งตั้งคณะกรรมการตรวจสอบที่มีความรู้และความสามารถเหมาะสมกับบริบทขององค์กร สอดคล้องตามกฎเกณฑ์ที่หน่วยงานกำกับดูแลกำหนด และสามารถปฏิบัติหน้าที่ได้อย่างเป็นอิสระ จากผู้บริหารหรือกลุ่มที่มีผลประโยชน์อื่นใด เพื่อป้องกันความเสียหายที่อาจมีต่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย โดยคณะกรรมการควรเสริมสร้างความรู้และทักษะในการปฏิบัติหน้าที่แก่คณะกรรมการตรวจสอบอย่างสม่ำเสมอ

5.       คณะกรรมการพึงดูแลให้มั่นใจว่า คณะกรรมการตรวจสอบสามารถอุทิศเวลาของตนได้อย่างเหมาะสม เพียงพอ ในการปฏิบัติหน้าที่ที่ได้รับมอบหมายจนครบถ้วน สมบูรณ์ โดยคณะกรรมการพึงให้การสนับสนุนด้านงบประมาณและบุคลากรแก่คณะกรรมการตรวจสอบอย่างเพียงพอ ตลอดจนการว่าจ้างที่ปรึกษาหรือผู้เชี่ยวชาญเฉพาะเรื่องได้เมื่อมีความจำเป็น เพื่อให้คณะกรรมการตรวจสอบปฏิบัติหน้าที่ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

6.     คณะกรรมการสามารถมอบหมายงานให้คณะกรรมการตรวจสอบได้ โดยต้องได้รับความเห็นชอบจากคณะกรรมการตรวจสอบด้วยเช่นกัน ทั้งนี้ งานที่มอบหมายต้องไม่ทำให้ขัดต่อการปฏิบัติหน้าที่อย่างเป็นอิสระของกรรมการตรวจสอบ

7.     คณะกรรมการควรกำหนดให้มีการประชุมคณะกรรมการตรวจสอบ อย่างน้อยไตรมาสละ 1ครั้ง และรายงานสรุปผลที่ได้จากการประชุมนั้นให้คณะกรรมการทราบทุกไตรมาส โดยอาจบรรจุประเด็นสำคัญที่พบจากการตรวจสอบ และการขอเข้าหารือปัญหาที่ควรได้รับการแก้ไขให้ทันเวลา

8.     คณะกรรมการควรได้รับรายงานผลการปฏิบัติงานของคณะกรรมการตรวจสอบในรอบปี และเปิดเผยผลการปฏิบัติงานนี้ในรายงานประจำปีด้วย

ทั้งนี้ สาระสำคัญในส่วนของแนวปฏิบัติ (Guidelines) สามารถดาวน์โหลดได้ที่ลิงค์ด้านล่าง