IOD ได้ริเริ่มกิจกรรม Knowledge Sharing Session ซึ่งเป็นกิจกรรมรูปแบบใหม่ของ IOD ที่มีรูปแบบไม่เป็นทางการ เพื่อเป็นเวทีให้สมาชิก IOD พบปะแลกเปลี่ยนความรู้และมุมมองในหัวข้อต่างๆ ที่น่าสนใจ โดยในครั้งนี้เป็นการพูดคุยกันในหัวข้อ KPI & OKR ซึ่งมีจุดเริ่มต้นมาจากการสนทนาในไลน์กลุ่มของชมรมกรรมการอิสระ
กิจกรรมครั้งนี้จัดขึ้นที่ IOD Member Space โดย มีคุณนาตยา อุ่ยวิรัช และ ดร.ธนัย ชรินทร์สาร เป็นผู้นำการสนทนา เพื่อให้ความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับแนวคิด OKR และการนำมาใช้เป็นเครื่องมือในการขับเคลื่อนองค์กร โดยเนื้อหาของการสนทนาสามารถสรุปได้ดังนี้

KPI หรือ Key Performance Indicator เป็นดัชนีวัดผลการดำเนินงานที่สำคัญ ซึ่งถูกกำหนดจากระดับบริหารเพื่อใช้วัดผลงานของผู้ปฏิบัติงานว่าเกิดผลสำเร็จตามที่มุ่งหวังเอาไว้หรือไม่ และใช้เป็นฐานในการพิจารณาเงินเดือนหรือเลื่อนตำแหน่งตอนปลายปี ซึ่งองค์กรส่วนใหญ่น่าจะคุ้นเคยกับ KPI กันเป็นอย่างดีอยู่แล้ว
OKR หรือ Objective Key Result เป็นวิธีกำหนดเป้าหมายเพื่อวัดผลความสำเร็จขององค์กร ซึ่งประกอบด้วยสองส่วนได้แก่

1.) Objective หรือวัตถุประสงค์ที่ต้องการทำให้สำเร็จ ซึ่งควรกำหนดแบบ qualitative และ

2.) Key result หรือผลลัพธ์ที่ต้องการให้เกิดขึ้น ซึ่งจะเป็นสิ่งที่ใช้วัดว่าบรรลุวัตถุประสงค์ที่ตั้งเอาไว้แล้วหรือไม่ โดยควรกำหนดแบบ quantitative
หนึ่งในความแตกต่างที่สำคัญระหว่าง KPI กับ OKR คือการกำหนด KPI จะมีลักษณะแบบ Top down ในขณะที่การทำ OKR จะเน้นการมีส่วนรวมของคนทั้งองค์กร ทั้งในแบบ top down แบบ bottom up และ แบบ sideways

นอกจากนี้ การกำหนด Objective ตามแนวทาง OKR จะต้องเน้นถึงสิ่งที่เป็น Passion ขององค์กรและคนในองค์กร โดยควรเน้นกำหนด objective ที่ท้าทาย เพื่อให้คนในองค์กรช่วยกันคิดหาทางปรับเปลี่ยน หรือ หาวิธีใหม่ ๆ เพื่อให้บรรลุ Objective นั้น ซึ่งจะเป็นจุดเริ่มต้นของการสร้างระบบการทำงานใหม่ๆ หรือสร้างสรรค์นวัตกรรมใหม่ ๆ

ในทางปฏิบัติ OKR สามารถนำมาใช้ควบคู่กับ KPI ได้ โดยอาจกำหนดให้ KPI เป็นเงื่อนไขขั้นต่ำ (minium requirement) ที่คนในองค์กรจะต้องบรรลุให้ได้ และกำหนดให้วัตถุประสงค์ตาม OKR เป็นส่วนเสริมพิเศษ

ในปัจจุบัน หลายองค์กรได้นำแนวคิด OKR มาใช้เสริมกับ KPI หรือบางองค์กรถึงขั้นนำมาใช้แทน KPI เลยก็มี สาเหตุสำคัญที่ทำให้หลาย ๆ องค์กรหันมาให้ความสำคัญกับ OKR มากขึ้นก็เพราะในโลกธุรกิจปัจจุบันมีความท้าทายใหม่ ๆ จากสภาวะทางธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็วทั้งจากเทคโนโลยี และพฤติกรรมของผู้บริโภค

ดร.ธนัย กล่าวว่า “องค์กรต้องมีความสามารถในการที่จะปรับเปลี่ยนกลยุทธ์ของตัวเอง และแสวงหาโอกาสทางธุรกิจใหม่ๆ ได้อย่างต่อเนื่อง ซึ่งในแง่นี้ KPI จะไม่ตอบโจทย์” เพราะการกำหนด KPI จะอิงจาก job description ของพนักงานแต่ละคน ซึ่งผูกอยู่กับหน้าที่ซึ่งพนักงานปฏิบัติตามปกติอยู่แล้ว แต่ไม่ได้เปิดช่องให้พนักงานคิดปรับเปลี่ยนวิธีการทำงาน หรือริเริ่มทำอะไรใหม่ ๆ ซึ่งเท่ากับเป็นการกำหนดให้พนักงานทำงานไปตามรูปแบบเดิม ๆ เพื่อให้บรรลุ KPI ที่กำหนดเท่านั้น ในขณะที่ระบบ OKR เหมาะที่จะนำมาใช้กับการขยายธุรกิจใหม่ ๆ การแสวงหาโอกาสทางธุรกิจในอนาคต หรือการปรับปรุงระบบการทำงานของธุรกิจเดิมที่ทำอยู่ให้ดีขึ้น

“พอใช้ OKR จะทำให้เรา think big พอกล้า think big ก็กล้าลอง ลองแล้วอย่างมากสามเดือนก็รู้ผล ถ้าวิธีไม่ work ก็เปลี่ยนใหม่ไปเรื่อยๆ จะทำให้เราสามารถฉีกตัวเองขึ้นไปสู่รูปแบบธุรกิจใหม่ ๆ และประสบความสำเร็จได้มากกว่าเดิม” ดร. ธนัย กล่าว

อย่างไรก็ตาม การนำ OKR มาใช้ให้ได้ผลสำเร็จนั้น บุคลากรภายในองค์กรต้องมีศักยภาพเพียงพอและพร้อมที่จะเข้ามามีส่วนร่วม ทั้งในการกำหนดวัตถุประสงค์ การคิด และ นำเสนอวิธีการที่จะดำเนินการเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ด้วย ดังนั้น องค์กรอาจจะเริ่มนำ OKR มาใช้กับแผนกที่มีความพร้อมก่อน แล้วค่อยขยายต่อไปยังแผนกอื่น ๆ ก็ได้